LISTA, ORDENAMIENTOS, FILTROS.

LISTA.

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

2. El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.

3. La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.

4. Puede agregar una fila Total (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.

5. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

ORDENAMIENTOS.

BOTONES

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente.

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente.

DIALOGO.

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.

Puede establecer Ordenar en tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

PASOS PARA ORDENAR

Ordenar: Botón

1. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)

2. Clic en el botón    Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.

Una lista alfabética de clientes sería útil para muchas tareas. Sin embargo, también hay otros ordenamientos útiles.

Ordenar: Diálogo Ordenar

1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.

2. Seleccionar Datos  Ordenar... El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.

3. En el cuadro de texto Ordenar por, seleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje.

Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto) 



4. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final. Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.

FILTROS.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar

2. Rango filtrado

consultar: http://www.tutorial-lab.com/tutoriales-excel/id229-filtro-en-excel.aspx

REFLEXIÓN.

En esta entrada vimos 3 temas diferentes, las listas, que nos ayudan a organizar datos sobre un mismo tema pero con diferente tipo de datos; los ordenamientos, nos ayudan a ordenar en orden alfabetico o numerico los datos, en orden ascendente o descendentede acuerdo a las necesidades del usuario, otra forma de organizar los datos es por medio de un cuasdro de dialogo que es de forma personalizada laas cual tiene opciones de cual dato es el primer que se va a organizar y los que se quieren que se ordenen despues; también vimos los filtros, que es una herramienta muy útil ya que nos sirve para buscar datos en una lista da acuerdo con las primeras letras del dato a buscar, o a alguna palabra en especial. Estas herramientas son muy utiles para poder organizar listas y poder encontrar datos mas rapido"...

PAOLA ABIGAIL URCID GALLARDO